PROSESSIT UUDISTETTAVA

Julkisuudessa on esitetty vaatimuksia: ”Hoitoalan prosessit on uudistettava”. Tämä on erittäin tärkeä tehtävä, joka selkeyttää toimintaa, tehostaa resurssien käyttöä, keventää henkilöstön työkuormaa ja helpottaa johtamista.

Kyse ei kuitenkaan ole vain mitä tehdään, vaan myös miten se tehdään. Liian usein prosessit uudistetaan asiantuntijaryhmässä, joka ei välttämättä näe asioita riittävästi käytännön kannalta.

Laivayhtiö rakensi tulipalossa tuhoutuneet ravintola- ja majoitustilat uudestaan. Suunnittelijaksi valittiin taloarkkitehti. Koska hän ei tuntenut laivanrakennusta, haastatteli hän henkilökunnan edustajia, jotka kertoivat miten asiat sujuvat parhaiten. Kun laiva oli valmis ja koeajettu, panostettiin koko henkilöstön valmennukseen, jossa kaikki kertoivat, etteivät ole koskaan työskennelleet niin hyvin suunnitellussa laivassa.

Terveyskeskuksessa oli paljon toimintatapoihin liittyviä ongelmia, jotka kiristivät ilmapiiriä. Anonyymikyselyllä saatiin selville missä todelliset ongelmat olivat. Osastokohtaisissa ja osastojen välisissä työryhmissä suunniteltiin toimintamallit ja prosessit vastaamaan sekä asiakkaiden että henkilöstön todellisia tarpeita. Suunnitelmat selkeyttivät myös terveyskeskuksen johtamista.

Sanomalehden toimituksen prosessi oli mietitty pienessä työryhmässä uusiksi ja suunnitelma oli valmis. Saman aikaan oli menossa toimittajien yhteistyövalmennus, jossa yksi ryhmä sai tehtäväkseen perehtyä suunnitelmaan. Kun ryhmätyöt purettiin, esitti seminaarin ryhmä listan, jossa oli 32 avointa kysymystä ongelmakohdista, joita työryhmä ei ollut huomioinut.

Kirjapainon tuotannon toimintatavat haluttiin uudistaa. Valmennuksessa henkilöstö sai tehtäväkseen tarralappujen avulla rakentaa järkevät prosessit. Tehtävä oli vaikea ja lappuja siirrettiin moneen kertaan. Syntyneen mallin pohjalta tehtiin lopullinen suunnitelma ja kun se toteutettiin, oli sitoutuminen korkea, koska henkilöstö oli itse ollut sitä tekemässä.

Rakennusliikkeen laatukäsikirjassa oli insinöörien tekemä tuotannon prosessikuvaus. Suurissa kohteissa siitä oli hyötyä, mutta pienemmissä kohteissa se teetti paljon turhaa paperityötä. Valmennuksessa työnjohto sai tehtäväksi miettiä pienille ja keskikokoisille kohteille karsittu prosessikuvaus. Ne otettiin myös käyttöön, koska työnjohto oli itse ne laatinut ja kuvaukset helpottivat työmaan johtamista.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *